Il controllo dei conti

Un aspetto importante nella gestione della tua ASD è, naturalmente, quello economico. Si è alla rincorsa anche del singolo euro, perché le spese sono tante, specialmente per chi vuole fare le cose per bene: attrezzature sportive, rate di affitto delle strutture sportive, bollette, pagamento collaboratori. E’ ovvio quindi che una corretta gestione delle entrate e delle uscite, può permettere di capire dove intervenire per far quadrare i bilanci; è necessario avere a posto i conti.

Lo strumento finanziario più adatto è la gestione della Prima Nota, che rappresenta un valido alleato per avere sempre sotto controllo i flussi monetari, sia in entrata che in uscita. La Prima Nota consiste in un registro di annotazioni economiche, allocate temporalmente e classificate in voci di dare o di avere.

TeamOrg ti propone una gestione progettata per essere di semplice utilizzo ma senza però perdere l’efficacia della tracciatura e della rendicontazione. E’ necessaria però anche la tua parte, fatta di perseveranza e precisione nel non farti scappare nulla, così da non vanificare il lavoro; TeamOrg farà il resto, consegnandoti, ad ogni inserimento, i saldi, di cassa e di banca, aggiornati in tempo reale.

TeamOrg mette a disposizione un intero menù di voci, per gestire la parte amministrativa della tua ASD, e oggi andremo a muovervi in questo ambito: alla scoperta del menù “Amministrazione”.

Entrate

Tipicamente le entrate di una ASD sono costituite dalla voce “Incasso Quote”, con cui si esegue la gestione della riscossione delle rate di iscrizione degli Atleti. La funzione è studiata per emettere un numero di ricevuta assoluto, crescente e non bucato. Questo significa che all’interno di un anno solare, le vostre ricevute hanno una numerazione progressiva, e che ad ogni numero è riservata una ricevuta. Si ricorda che è possibile richiedere una personalizzazione gratuita sia per il contenuto descrittivo della ricevuta di pagamento portata in stampa, che per il suffisso della numerazione stessa (esempio: il numero di fattura 15/2016 può diventare 15/Iscrizione).

Vi è poi un altro strumento (voce “Altri Incassi”), governato da un’altra numerazione indipendente da quella appena descritta, che consente di tracciare i flussi di denaro che alimentano le casse della nostra ASD. Mediante questa funzione è possibile mantenere tracciati i soldi in arrivo da:

• Altre entrate degli atleti (esempio quote per stage o fornitura extra di kit per gli allenamenti)
• Flussi di cassa con la Banca o incassi da Sponsor
• Affitti per locazioni di strutture sportive

Uscite

Nel menù “Amministrazione”, è presente la voce “Nota Spese”, con cui è possibile tracciare tutto quanto concorre a fare uscire denaro dalla nostra cassa. E’ data la possibilità di allegare alla nota di spesa, una scansione dello scontrino o della fattura che la ASD sta pagando, in modo da conservare una documentazione anche cartacea della spesa, in qualunque istante riproducibile a video o stampabile.

La scannerizzazione dello scontrino, non è obbligatoria; viceversa, la funzione richiede obbligatoriamente di specificare la data e l’importo della spesa. Anche il campo più importante, ai fini della Prima Nota, non è obbligatorio; si tratta della Classificazione della Spesa:

• Materiale Sportivo
• Abbigliamento
• Utenze
• Assicurazioni
• Banca

La determinazione dei Saldi.

E’ stata resa disponibile la funzione di “Rendicontazione”, con cui tracciare un quadro sintetico del dare e dell’avere. La funzione è attivabile per singolo mese oppure su più mesi. Mostra un quadro riepilogativo delle voci di entrata e di uscita; ogni singola voce è espandibile in un elenco di dettaglio riportante la classificazione della spesa o la classificazione dell’entrata.

Si evidenzia la possibilità di emettere la Stampa del Rendiconto Finanziario, riportante l’intero Consuntivo Anno; si ricorda che il menù “Configurazione”, alla voce “Dati Società”, consente di inserire il dato di chiusura del precedente esercizio, consentendo così alla stampa di utilizzare tale riporto nei conteggi.

Anche in questo caso possono essere richieste personalizzazioni delle rappresentazioni dei dati.

Un esempio: il flusso di cassa con la banca.

Supponiamo di voler gestire i versamenti eseguiti in banca o gli eventuali prelievi, in modo da riuscire a tracciare le voci di estratto conto.

In una prima fase, avremo la raccolta delle rate, eseguita mediante il menù “Amministrazione” alla voce “Incasso quote”, con cui andremo a dettagliare quali Atleti hanno pagato e rilasciando ad ognuno la sua ricevuta di avvenuto pagamento.

Supponiamo di raccogliere iscrizioni per un totale di 390 euro, che si decide di versare in banca. Si dovrà pertanto utilizzare la funzione “Nota Spese” del menù “Amministrazione”, classificando l’uscita come “Banca”..

In una seconda fase, poi, si necessita di prelevare 500 euro per il pagamento degli allenatori. Si deve pertanto tracciare l’operazione collegandosi al menù “Amministrazione” alla voce “Altri Incassi” e tracciando una entrata di 500 euro alla voce “Incassi da Enti”.

In sintesi avremo:

Conclusione.

Possedere un elenco come quello appena presentato, vi permette di avere il controllo monetario della vostra ASD. Vi permette da dare risposta a domande quali “Quanto ho speso?”, “Quanto ho guadagnato?” “Dove spendo di più”, “In quali mesi ho più difficoltà di cassa?”, “Quanto spendo per gli allenatori?”e a mille altre domande di questo tipo che ti potranno indirizzare su scelte o decisioni.

Inoltre è possibile richiedere a ProgettoD adattamenti dei dati, personalizzazioni di gestione, esposizione dei dati in grafici. La caratteristica forse più interessante di TeamOrg è che è un software vivo e del tutto personalizzabile.